Conductor para diplomáticos y delegaciones en Viena
Estimados asistentes y coordinadores:.
Una delegación no es un viaje aislado. Es un proceso claramente definido de antemano.
Lo primero es que nos envíes todos los datos clave de los que dispongas actualmente.
Después, vuestro coordinador personal se pondrá en contacto con vosotros.
Juntos vais adaptando continuamente vuestro plan de movilidad personalizado.
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Lo que espera tu jefe
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🤝
Encuentro (Terminal de Aviación General – GAT) -
🚘
Vehículos sin rotulación (Clase S, Clase V y Sprinter VIP) -
🚔
Convoy y escolta policial en delegaciones oficiales -
🕒
Disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana (La Ciudad de la ONU, el Hofburg, las embajadas, la OPEP y la OSCE) -
🌍
Conductores que hablan varios idiomas para visitas de Estado, reuniones ministeriales, conferencias, delegaciones económicas y organizaciones internacionales -
🎖️
Conductores con experiencia en protocolos para delegaciones oficiales -
👤
Coordinador personal durante toda la estancia
Cuando, de repente, falta la mitad de la delegación
„Una delegación económica brasileña Tenía que llegar a Viena en dos aviones el mismo día. Unas horas antes de la salida nos llegó la noticia: al segundo vuelo no se le permitió despegar debido a malas condiciones meteorológicas No pudimos salir. El primer grupo ya se había puesto en marcha.
Mientras los primeros invitados llegaban a Viena, tu coordinador personal de nuestro Servicio de chófer Viena junto con el equipo organizador, la Planificación Se ha reorganizado todo. Se han cambiado las asignaciones de los vehículos, se han modificado los horarios y se ha reajustado todo el proceso coordinado. Nadie sabía cuándo iba a despegar realmente el segundo vuelo.
Para este mismo caso ya había un Plan de respaldo listos. Cuando el resto de la delegación aterrizó por fin en Viena, pudieron incorporarse sin problemas al programa de la visita que ya estaba en marcha. Solo había cambiado una cosa: la Planificación “en segundo plano».“
3 pasos = 95 % del plan de delegación
Los datos clave suelen quedar claros desde el principio. Con ellos, creamos la estructura de vuestra delegación.
Los ajustes finales y todos los demás detalles se concretarán más adelante.
- 🕐 Reserva por horas – ¿Citas sin fecha límite?
El chófer se queda a la espera hasta que termine el programa. - 👥 Traslado privado en grupo – ¿Toda la delegación al mismo tiempo y en el mismo sitio?
Varios vehículos circulan en convoy, coordinados entre sí.
👣 1. Contacto
Solo tienes que enviarnos lo que ya sepas más o menos sobre esto:
- Número de invitados
- GAT o vuelo regular para el Traslado desde el aeropuerto de Viena
- Hoteles y lugares de celebración
- Persona de contacto de vuestro equipo organizador
- Escolta policial (Sí / No)
- Protección personal (Sí / No)
- Periodo de delegación
👣 2. planificación
„Hola, soy Marian.
La mayoría de las veces, con los primeros datos clave ya me hago una idea general de cómo va a quedar todo. Elaboro la primera versión de la Planificación. Después, entre todos vamos ajustando los detalles hasta llegar a la versión definitiva. Por supuesto, también responderé a todas las dudas que tengas“.“
Marian HADJIEV
Coordinador de traspasos
👣 3. Puesta en práctica
Ahora os toca a vosotros Coordinador de traspasos para que todo salga bien.
Se han elaborado rutas óptimas y alternativas, se han seleccionado las clases de vehículos,
Ya se ha definido el orden, las direcciones y los horarios, y se han asignado los conductores y los asientos.
El plan ya está listo, ahora toca ponerlo en práctica.
Tus invitados no siempre vuelven en el mismo momento
Cuando ya estás en Viena, a parte de la delegación le apetece quedarse un poco más o cambia de planes sobre la marcha.
Algunos descubren Viena desde otra perspectiva, mientras que otros siguen viaje directamente hacia su próxima reunión de negocios.
🛣️ Viajes largos
Bratislava (BTS), Praga (PRG), Budapest (BUD), Múnich (MUC) o Brno (BRQ).
🍷 Visitas turísticas
Hasta un diplomático se da el gusto de cenar alguna vez en Grinzing, y un político, de tomarse una copa de vino en la Wachau
o un hombre de negocios que se va de compras al Designer Outlet Parndorf.
Para eso, reservar por horas es una opción ideal.
Preguntas frecuentes: resumen sobre el traslado de diplomáticos y delegaciones
Un resumen de las preguntas más importantes sobre el traslado de diplomáticos y delegaciones en Viena.
Sí. El periodo, el número de invitados y las primeras fechas que ya se conocen son suficientes para la primera versión del plan. Más adelante completaremos juntos el resto de la información. Así es como, paso a paso, vamos creando el servicio de chófer en Viena que mejor se adapta a vuestra delegación.
Claro. Una cena en Grinzing, una copa de vino en Wachau o un rato de compras en el Designer Outlet Parndorf se pueden combinar sin problema. Para eso, suele ser ideal reservar una hora con chófer.
Sí. Ya sea en Bratislava (BTS), Praga (PRG), Budapest (BUD), Múnich (MUC) o Brno (BRQ): dependiendo del número de personas, organizamos el traslado con varios vehículos o con un servicio de transporte para todo el grupo.
El tamaño del grupo, el orden de prioridad y el programa del día determinan qué vehículos conviene utilizar. Se pueden combinar de forma flexible la Clase S, la Clase V, la Sprinter VIP o varios vehículos en caravana. Encontrarás más información en nuestra Servicio de limusinas en Viena.
Sí. El número de cola, la hora prevista de llegada y el primer destino los coordinamos de antemano con el agente de asistencia en tierra. Si una parte de la delegación llega en un vuelo regular, la bienvenida se hace directamente en la terminal de llegadas; ambos grupos se coordinan en un mismo plan de organización.
Ya con la primera versión de la planificación, obtienes un primer resumen de los costes. Si el programa cambia, el cálculo también se adapta en consecuencia.
Sí. El Hotel Imperial, el Park Hyatt, el Ritz-Carlton, el Austria Center, la UNO-City, la OPEP o varias embajadas pueden formar parte del mismo programa diario. El orden, los horarios y la asignación de vehículos ya se tienen en cuenta en la planificación.
Las visitas de Estado, las conferencias o las manifestaciones pueden alterar los accesos con poca antelación. Nuestros conductores tienen en cuenta rutas alternativas y coordinan el trayecto en todo momento con el departamento de planificación.
Los cambios de fecha, los participantes adicionales o las nuevas actividades forman parte del día a día de las delegaciones. En lugar de empezar de cero, se reajusta la planificación existente y se integra en el programa actual.
Cuanto antes empieces a planificarlo, más posibilidades tendrás de contar con el mismo conductor durante toda tu estancia. Si ya se ha creado una relación de confianza, nos gustaría mantener esa continuidad siempre que sea posible.
Además del alemán y el inglés, intentamos distribuir a los conductores de tal forma que la persona de contacto de cada delegación reciba atención, en la medida de lo posible, en su propio idioma. Lo mejor es que nos digas qué idiomas necesitas ya durante la fase de planificación.